RSS

«Дебиторка» - кто виноват, что делать и зачем управлять

Интервью с экспертом в сфере управления и финансов Андреем Камбуловым

В каждой компании свое отношение к вопросам дебиторской задолженности. Одни руководители четко выстраивают все бизнес-процессы, связанные с предоставлением контрагентам отсрочки платежа, другие позволяют двигаться всему «стихийно». Практика показывает, что бизнес, в котором не уделяется должного внимания вопросам работы с задолженностью очень быстро «сходит с рельс».

Столкнувшись с крахом компании, ее собственники и руководители приходят к пониманию того, что проблемы с «дебиторкой» нужно было решать раньше. Однако, как говорится, «поезд уже ушел».

Узнать о грамотном подходе к управлению дебиторской задолженностью в компании «Hotdolg» решил выяснить у эксперта в сфере управления и финансов — Андрея Камбулова.

— Андрей, здравствуйте! Скажите, на Ваш взгляд, нужно ли в компании заниматься вопросами управления дебиторской задолженности или можно позволить данному процессу идти стихийно?

— Здравствуйте, Алексей!

Вопросами дебиторской задолженности нужно заниматься обязательно, так как это вопрос безопасности бизнеса. Стихийный подход к любому процессу это всегда риск. Если все отдано на откуп случая, то результат непредсказуем. Может получиться, а может и нет.

Позволяя вопросам дебиторской задолженности решаться «самим собой», собственники и руководители компаний тем самым ограждают себя от траты времени и сил, необходимых для наведения порядка в данной сфере (разработки документов, анализа «дебиторки», контроля действий сотрудников и т.п.).

И все бы хорошо, вот только готовы ли собственники потерять бизнес, в который они вложили столько сил? готовы ли топ менеджеры потерять работу и лишиться репутации? по причине краха бизнеса, не выдержавшего проблем с дебиторской задолженностью ...?

Ответы на вопросы вроде очевидны, и, тем не менее, в своей работе я очень часто встречаюсь с ситуациями, когда дебиторскую задолженность в компании реально никто не контролируют. Или начинают контролировать когда ситуация становится критической.

— К каким последствиям может привести «легкое» отношение к вопросам «дебиторки»?

— Последствий несколько и все они со знаком «минус». В числе таковых:

• потеря денежных средств. Проблема компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа не вернувших долг, актуальна и по настоящий момент. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.
• потеря финансовой устойчивости компании. В случае не возврата дебиторской задолженности компании просто нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.)
• низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются очень многие люди в компании: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно. Это время можно потратить на развитие и на новые интересные проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.
• потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего помимо репутационных моментов будет и финансовая сторона. Клиент заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов, соответственно к репутационным потерям прибавится упущенная прибыль. Здесь конечно не идет речь о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях
• потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.

Помимо вышеназванных проблем необходимо индивидуально комплексно рассматривать каждую отдельную компанию. При этом необходимо уделять внимание, как внутренним факторам, так и внешнему окружению. Тщательный анализ может показать и другие проблемные моменты, помимо перечисленных. При этом очевидным фактом остается одно — дебиторская задолженность это всегда дополнительная нагрузка на бизнес, и как показывает практика, не каждый бизнес способен вынести такую нагрузку.

— Таким образом, важно управлять дебиторской задолженностью. Одно из ключевых правил менеджмента гласит — «хочешь управлять — начни измерять». Именно поэтому при управлении «дебиторкой» так важно проводить периодический анализ ее показателей. С какой периодичностью Вы бы посоветовали проводить анализ, и какие именно показатели, на Ваш взгляд, важно отслеживать и мониторить?

— Контролировать желательно не менее 2 раз в месяц. Это связано, прежде всего, с человеческим фактором. Мотивация менеджеров по продажам очень часто завязана на собираемости денежных средств и это, конечно, правильно. Но у менеджеров есть много способов обойти подобные системы и поэтому нужен комплексный подход, который наравне с используемыми способами и методами мотивации включает также организационные мероприятия, связанные в первую очередь с финансовым контролем.

В понимании большинства руководителей финансовая служба только мешает и тормозит развитие бизнеса. Но, с моей точки зрения, финансовая служба это якорь, который необходим каждому кораблю. В данном случае контрольные мероприятия по работе с дебиторской задолженностью позволят вернуть в компанию очень большое количество денежных средств. Даже просто сам факт введения контрольных мероприятий дисциплинирует менеджеров по продажам.

— В дополнение к вопросам анализа «дебиторки», расскажите, какие мероприятия помогут компании сделать процесс работы с дебиторской задолженностью управляемым?

— Я уверен, что наилучшего результата можно достичь, если подходить к вопросу управления дебиторской задолженностью комплексно и системно. Как минимум требуется:

• 1) назначить ответственного за контроль дебиторской задолженности в компании. Ревизора или внутреннего аудитора.
• 2) установить контрольные точки. А именно в какие даты будет контролироваться дебиторская задолженность.
• 3) ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно контролировать в обязательном порядке.
• 4) учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами.
• 5) установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать регламент работы кредитного комитета, на основании решений которого контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа.

— Кого в компании на Ваш взгляд, наиболее правильно назначать лицом, ответственным в компании за состояние «дебиторки» и работу по ее управлению?

— Ответственным должен быть коммерческий директор

А вот контролировать ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).

— Какие контрагенты, по Вашем мнению, представляют наибольший риск в плане образования сомнительной или безнадежной ко взысканию задолженности?

— В первую очередь, это компании, которые фактически находятся и ведут деятельность в вашем регионе, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Также высокий риск имеется при работе с компаниями, которые:

• только что организованы. В данном случае не понятно насколько успешно будет развиваться компания.
• не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист будет нечего.
• имеют в качестве директора некое номинальное лицо, встретится и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой это повод задуматься, и получить больше информации о контрагенте, перед тем как заключать с ним сделку.
• находятся в других регионах. Здесь важно понять насколько это удобно для них с точки среди логистики. Если с точки зрения логистики выгод нет, то тогда вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона. Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

— Порой проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников. Расскажите, исходя из Вашего опыта, какие нарушения и злоупотребления чаще всего допускают сотрудники и как можно подобные негативные моменты снизить до минимума.

— Мне для работы консультанта важно комплексное и всестороннее понимание проблемы и поэтому я получил опыт работы в продажах — чтобы понять оборотную сторону медали. И могу Вам сказать, что профессиональный «продажник» может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансиста. Приведу несколько примеров:

• для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Зачем сотруднику отдела продаж «портить отношения» с клиентом? Ему проще попросить заплатить покупателя до конца месяца, и все. В итоге он получит свою премию, а компания- покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить не только от руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика в российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании-поставщика и клиент будут довольны, а вот сама компания-поставщик будет терять, и терять много.
• реализацию можно просто не проводить в бухгалтерской базе данных. За проведение документов, обычно, отвечают операторы, которые часто не понимают важность своей работы и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта. Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
• сотрудника отдела продаж очень часто бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она в свою очередь продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится ушлый «продажник», я думаю, расшифровывать не нужно

И таких примеров очень много. Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, приведенные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

— Андрей, спасибо за интервью! Уверены, что Ваши ответы помогут собственникам, руководителям и специалистам различных компаний более результативно и эффективно управлять дебиторской задолженностью в своих компаниях.

Беседовал Алексей Дудин