RSS

Долговые проблемы и их решение. Беседа с управленцем

У каждого руководителя компании свои взгляды управление «дебиторкой» и решение связанных с ней проблем. Кто-то уделяет повышенное внимание этапу проверки контрагента, кто-то взысканию уже возникших долгов.

Расстановка акцентов в работе с «дебиторкой» как правило, зависит от квалификации и предыдущего опыта руководителя, а также отрасли, в которой работает соответствующая компания.

О взглядах на долговые проблемы и их решение «Hotdolg» решил у Алексея Коротовских – управленца, имеющего разносторонний опыт решения проблем с «дебиторкой» и работающего в данный момент в сфере бизнес-консалтинга и бизнес-тренингов.

Hotdolg
— Алексей, здравствуйте!

Алексей Коротовских
— Здравствуйте!

Hotdolg
— Что такое дебиторская задолженность и в чем заключаются главная проблема с «дебиторкой»?

Алексей Коротовских
— Дебиторская задолженность – это сумма, причитающаяся компании от ее клиентов за реализованные товары или услуги. Появление «дебиторки» происходит в случае, если услуга (или товар) проданы, а денежные средства не получены. Дебиторская задолженность бывает нормальной и просроченной. Нормальная дебиторская задолженность это установленный сторонами временной лаг между моментом продажи и моментом получения денег. Если фирма достигла с клиентом договоренности о том, что ему предоставляется отсрочка платежа 20 дней, то задержка клиентом оплаты в течение указанного срока с момента получения товара (услуги) представляет собой нормальную дебиторскую задолженность. Как правило, наличие дебиторской задолженности не является критическим фактором для бизнеса. Практически все торгуют с отсрочкой платежа. Длительность нормальной дебиторской задолженности зависит от сферы в которой работает компания. Для одного сектора экономики отсрочка в 30 дней будет средней величиной, а для другого сектора отсрочка в 7 дней будет являться чем-то неординарным.
Вне зависимости от бизнеса, которым занимается компания, главным проблемным моментом является просроченная дебиторская задолженность. Особенно безнадежная. Просроченная «дебиторка» это задолженность, которая числится за контрагентом и которая не была им погашена в оговоренные сроки. Для ее возврата компании-кредитору необходимо тратить время и прилагать усилия. Безнадежная задолженность – это задолженность, вернуть которую не имеется возможности. Исходя из сказанного главная задача сотрудников компании, которые занимаются работой с дебиторской задолженностью добиваться того, чтобы долги перед компанией погашались, а размер безнадежной задолженности был минимален (в идеале равен нолю).

Hotdolg
— Существует ли какая-то «волшебная таблетка» позволяющая легко решить данные проблемы?

Алексей Коротовских
— Вопрос философский. А существуют ли «волшебные таблетки» от других проблем? Конечно же, одного рецепта на все случаи жизни нет.
Клиенты могут быть разными и причины их платежа могут также различаться. Следовательно, стратегии общения с дебиторами должны быть разными.
Добросовестные клиенты стремятся платить всегда, но не всегда у них это получается.  Их неплатежи могут быть вызваны различными внутренними и внешними причинами.
Например, причинами экономического характера, которые  связаны с тем, что у должника «сорвался» контракт по которому он рассчитывал получить оплату и рассчитаться с кредитором. Или, скажем, по отрасли клиента в целом произошло снижение спроса, или случились еще какие-то неприятности, которые называют словом «кризис». Также могут быть причины организационного характера, вызванные, например, изменениями в организации бизнеса клиента, конфликтами учредителей и т.п.
Столкнувшись с неплатежом добросовестного клиента разумно искать вместе с ним решение его проблемы, которое приведет к решению вопроса погашения задолженности.
Если говорить о недобросовестных клиентах, то они не платят вовремя потому что хотят подольше попользоваться чужими денежными средствами (отсрочкой платежа).
С ними разумно общаться, рисуя им картины последствий, которые будут иметь место в случае непогашения задолженности (пени, штрафы и т.п.).

Hotdolg
— Как можно эффективно отрегулировать вопросы, связанные с «дебиторкой» и долговыми проблемами в компании?

Алексей Коротовских
— Безусловно, нужна система предварительной оценки деловых партнеров. Она должна быть нацелена на  «выбраковку» недобросовестных контрагентов и подразумевает проведение действий, позволяющих отличить добросовестного клиента от злостного неплательщика.
Очень полезно получить информацию о платежах клиента другим поставщикам. Очевидно, что если клиент не платит другим поставщикам, то велика вероятность, что и вы не получите свои деньги от него.
Другой техникой является использование т.н. «лакмусового» товара, то есть своевременность расчетов клиента по другому товару. Как сказал мне один из продавцов кофе «я никогда не буду работать с розничным магазином, который несвоевременно рассчитывается за хлеб».
Также очень хорошо работает модель рейтинговой оценки риска неплатежа со стороны клиента. Она заключаются в том, что по различным характеристикам клиентов (объем продаж, размер компании, форма собственности) формируется математическая балльная модель, позволяющая отнести клиентов к той или иной группе риска, например «Высокий риск», «Относительный риск», «Стабильность», «Исключительная стабильность».
Помимо предварительной оценки деловых партнеров необходимо уделить внимание оформлению договоренностей, в частности порядку оплаты.
Фразы типа «Будут деньги – отдашь», сказанные на этапе заключения сделки (вкупе с отсутствием четких сроков оплаты в договоре) демонстрирует партнеру вашу незаинтересованность в скором получении денег, возможность без них обойтись, и, следовательно, провоцирует партнера быть неаккуратным в платежах. Чтобы повысить вероятность возврата дебиторской задолженности, необходимо, что бы договоренность между партнерами включала точную дату платежа, и чтобы партнер на переговорах явно подтвердил, что он сделает все необходимое для проведения оплаты в согласованные сроки.

Hotdolg
— Кого в компании следует сделать ответственным за решение вопросов, связанных с предотвращение образования просроченной «дебиторки» и ее возвратом?

Алексей Коротовских

— Возможно несколько вариантов.
Первый вариант предполагает, что за возврат «дебиторки» отвечают менеджеры, работающие с клиентами, задерживающими оплату. Платежи обычно идут с определенной периодичностью, поэтому менеджеру по продажам достаточно легко контролировать их.
Описанный вариант симпатичен собственникам компании тем, что компании нет необходимости содержать отдельные подразделения по возврату дебиторской задолженности. Это плюс. А минус в том, что арсенал возможных мер со стороны менеджера, как правило, ограничивается переговорными технологиями и «стоп-отгрузкой».
Тем кто решает «нагрузить» работой с «дебиторкой» менеджеров по продажам важно увязать переменную часть оплаты труда менеджеров к величине просроченной дебиторской задолженности. В том случае, если вознаграждение менеджеров никак не связано с возвратом денег, менеджеры по продажам прямо заинтересованы в том, чтобы «перегрузить» клиента, так как их вознаграждение прямо увязано с объемом отгрузки, но никак не увязано с полученными их компанией деньгами! Второй вариант предполагает, что менеджер по продажам должен заниматься только продажами. Его задача – «вытолкнуть» товар за ворота предприятия, а уж дальше сбором денег должны заниматься другие структуры, например, служба взыскания, которая может находиться, например, в структуре службы безопасности компании. По отношению к клиенту-дебитору они действуют по четкому регламенту, принятому в компании, и имеют в своем арсенале более жесткие методы воздействия, нежели переговорные технологии и «стоп-отгрузка».
И это плюс. Но есть и минус. Так как с клиентом-дебитором общается как менеджер по продажам, так и специалист по возврату дебиторской задолженности, возможно возникновение конфликта между ними. Интерес продавца («больше продаж») зачастую не совпадают с интересом службы взыскания («меньше просроченной «дебиторки», больше реальных денег»). Поэтому исключительно важна система согласования интересов различных подразделений внутри компании, а также определения зон ответственности каждого из сотрудников и порядка их взаимодействия. Кроме того система мотивации должна увязывать материальное вознаграждение работников одного подразделения, занимающегося возвратом «дебиторки» с показателями деятельности другого отдела, который также работает в этом направлении.
Какой бы из описанных двух вариантов не был выбран, сотрудники должны ощущать персональную ответственность за свои действия. А то может доходить до смешного. Как-то мне довелось услышать следующий рассказ руководителя службы безопасности: «Мы уже шестерых человек посадили, когда деньги забирали торговые представители. Звонишь клиенту – ты деньги отдавал? Он говорит «отдавал Василию». Спрашиваешь Василия: «Ты деньги брал?». Тот говорит «Нет, не брал». Начинаешь разбираться. Едешь к клиенту, и тот показывает листочек бумаги, на котором Василий (думая, что клиент забудет эту бумажку где-нибудь) написал расписку о том, что он указанную сумму получил. А клиент бумажку не забыл и не потерял, и факт получения Васей денег становится доказанным…»

Hotdolg
— Что скажете о судебных процедурах по взысканию долгов?

Алексей Коротовских
— Мне часто задают вопрос «Стоит ли обращаться в суд для взыскания «дебиторки»?.
Когда вы ищете ответ на данный вопрос, вы должны понимать следующее.
Судебные процедуры позволяют существенно снизить уровень дебиторской задолженности. Как показывает практика, в отношении добросовестных клиентов эффективность указанных мероприятий существенно выше, чем  в отношении недобросовестных клиентов.
Однако подавать в суд стоит далеко не всегда.
Во-первых, перевод рассмотрения дела на юридический уровень практически всегда означают потерю клиента. Во-вторых, для того, чтобы судебное разбирательство было эффективно, необходимо чтобы компания-кредитор имела грамотно оформленные документы, подтверждающие наличие долга. Кроме того она должна быть уверена в том, что финансовое состояние должника удовлетворительно, то есть, что после получения решения суда, она действительно сможет взыскать с должника требуемую денежную сумму. Если с документами что-то не в порядке, либо у должника нет активов, то судебные процедуры не дадут желаемого эффекта.
Принимая решение обращаться в суд, вы также должны учитывать, что судебное разбирательство всегда требует времени. Следовательно, получение необходимого решения суда даже при наличии четкого документального подтверждения долга все равно займет несколько месяцев.

Hotdolg
— Алексей, благодарим Вас за ответы на вопросы. Уверены, что Ваше мнение по вопросам долговых проблем и их решения будет интересно и полезно посетителям HotDolg.ru.

Беседовал Алексей Дудин